Vést neziskovou organizaci není legrace. Obzvlášť tehdy, je-li na to člověk sám. Úkoly a povinnosti se kupí a lehce přerostou přes hlavu. Jak udržet v běhu všechny oblasti vaší práce, aby žádná z nich nestrádala? Sestavte si checklist. I pár minut měsíčně zázračně zefektivní vaši práci. 

Na vlastní kůži ho vyzkoušela Tina, ředitelka neziskovky a zároveň její jediný zaměstnanec na plný úvazek. Z nedostatku financí si nemohla dovolit sofistikované nástroje na plánování, bojovala s time managementem a organizace tím trpěla. Dokud nepotkala kolegu z konkurenční asociace, který ji svou strategií inspiroval.

Checklist, který si pravidelně sepisoval, Tině zpočátku nepřipadal ničím převratný a neuměla si představit, že něco tak jednoduchého pomůže zefektivnit její práci. Později ale zjistila, že v seznamu úkolů figuruje mnoho oblastí, které zanedbává a jejichž zlepšení by do budoucna mohlo přinést výsledky. Začala si proto sepisovat svůj vlastní checklist a jak sama říká: “Je to jako nebe a dudy.“ Odteď nezačíná nový měsíc bez důkladné přípravy seznamu úkolů, které považuje za stěžejní, a pravidelně ho konzultuje se svým týmem.

Neváhejte se inspirovat - níže vidíte Tinin plán. Vyberte si z něj to relevantní a doplňte ho o všechno důležité, na čem stojí chod vaší neziskovky. A naučte se ho používat opravdu jako checklist – jednou měsíčně si ho projděte, odškrtněte splněné a prázdné kolonky proměňte v prioritní úkoly.

Najděte si každý měsíc pár minut času a sledujte svůj posun v tom, co je právě pro vaši organizaci důležité. Foto_PixaBay

1. Plánování a provoz

  • Jsou všechny pozice obsazené? Není třeba provést nábor dobrovolníků nebo členů orgánů organizace?
  • Pokud ano, jsou s tím všichni uvnitř organizace srozuměni a proběhla předávka nezbytných informací, aby obměna týmu proběhla hladce?
  • Uvádíme na webu aktuální zaměstnance a spolupracovníky?
  • Jsou orientační materiály pro zaměstnance a orgány organizace aktuální a dostupné?
  • Jsou zápisy z porad a úkoly pěkně pohromadě a mají k nim všichni dobrý přístup?
  • Jsou stanoveny termíny dalších setkání týmu, správní, dozorčí rady apod. dostatečně dopředu?
  • Určili jsme si termín každoroční konference nebo jiných klíčových akcí organizace?

2. Správa dat

  • Je aktualizovaná databáze členů, dárců a dobrovolníků?
  • Jsou data zálohovaná?
  • Odpovídá aktuální nacenění služeb informacím uvedeným na našem webu a v propagačních materiálech?

3. Plánování financí

  • Je schválen roční rozpočet?
  • Mají členové orgánů na schůzích přístup ke čtvrtletním výkazům a plánům?
  • Přispívá každý člen orgánů svým návrhem k plánům a cílům ve vazbě na rozpočet?
  • Jsou připraveny všechny účtenky, faktury a finanční výkazy pro účetnictví, audit?

4. Komunikace se členy

  • Jsou připravené orientační informace pro nové členy? Je zajištěno, aby je obdržel každý nový člen naráz s uvítacím e-mailem?
  • Objevují se včas noví členové i na webu?
  • Máme podchycené „mrtvé kontakty“ – se členy, kteří nereagují a neotevírají naše e-maily, dále pracujeme (dostanou upomínací e-mail, jsou kontaktování jiným způsobem)?
  • Máme stanovené otázky a datum každoročního dotazníku pro členy?
  • Je připraven komunikační plán pro následující období?
  • Obsahuje komunikační plán obsahovou strategii a časový harmonogram?
  • Je připraven každoroční report pro členy?

5. Fundraising

  • Jsou zpracovány zprávy o proběhlých kampaních?
  • Máme stanoveny cíle dalších kampaní?
  • Je interní kalendář fundraisingových cílů a akcí aktualizovaný?
  • Máme kromě obecných představ naplánované konkrétní kroky další fundraisingové kampaně?
  • Víme, na které cílové skupiny chceme cílit další kampaně?
  • Poslali jsme uvítací, popř. děkovné dopisy sponzorům?

6. Dobrovolnictví

  • Jsou potřebné pozice obsazeny?
  • Orientují se dobrovolníci dobře ve své práci?
  • Máme někoho v rezervě?

7. Webové stránky

  • Jsou novinky a nejnovější příspěvky na blogu opravdu aktuální? 
  • Máme na webu fotografie z poslední akce?
  • Kontakty se nezměnily a jsou správné?

8. Plánování akcí

  • Je aktualizován kalendář akcí?
  • Máme zajištěné všechno potřebné pro uspořádání akce? (mluvčí, občerstvení, prostory)
  • Existuje konkrétní plán propagace? 
  • Máme události připravené pro sdílení na sociálních sítích?
  • Jsou připravené registrační archy a jiné potřebné materiály?

Zdroj: The Non-Profit Checklist Every Organization Needs to Stay on Track.
 Děkujeme stážistce Lucii Horáčkové za přepracování původního článku.

Štítky: Management Strategie

Autor článku

Lucie Horáčková

stážistka Nadace Neziskovky.cz

Zůstaňte v obraze

Držte krok se Světem neziskovek, ať vás nepředběhne. To nejzajímavější vám ve správnou chvíli pošleme e-mailem:

Partneři Světa neziskovek

Ani Svět neziskovek se neobejde bez cookies - abyste si tenhle web opravdu vychutnali.
A o ochraně dat chci zjistit víc.