01) KDO JSME A PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE? 

Abychom mohli dobře fungovat a poskytovat naše služby, musíme zpracovávat určité množství údajů o osobách, kterých se naše činnost týká. Těmito osobami jsou například naši klienti, uživatelé webových stránek a online služeb, zaměstnanci, dodavatelé, smluvní partneři či jiní lidé, se kterými potřebujeme komunikovat.

Zákon nás proto označuje za tzv. správce osobních údajů – musíme se starat o bezpečnost vašich údajů, plnit různé povinnosti při jejich zpracování a pomoci vám s uplatňováním vašich práv. Budete-li mít jakékoli dotazy či požadavky, obraťte se na nás:

Svět neziskovek, z. ú.
Dukelských hrdinů 500/25a,
170 00 Praha 7 - Holešovice
E-mail: tym@svetneziskovek.cz

Tyto zásady odrážejí naše hodnoty v oblasti ochrany osobních údajů a jsou ujištěním, že:

• Splňujeme požadavky stanovené právními předpisy o ochraně osobních údajů
• Chráníme soukromí svých klientů, zaměstnanců, partnerů a dalších osob
• Nechceme nic zamlčovat či skrývat
• Zpracováváme vaše údaje především proto, abychom Vám mohli poskytovat kvalitní a spolehlivé služby. Údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je pro stanovený účel nezbytný.

02) KDY VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE SBÍRÁME ČI JINAK ZPRACOVÁVÁME? 

Vaše údaje můžeme získat různými způsoby. Jedná se například o následující situace:

• Využíváte služeb Grantového diáře či Burzy práce
• Uzavřete s námi určitou smlouvu nebo s námi jinak spolupracujete
• Komunikujete s námi prostřednictvím telefonu, e-mailu či speciálních formulářů
• Přihlašujete se na naše kurzy a akce
• Odebíráte náš newsletter

03) JAKÉ VAŠE ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME A ZA JAKÝM ÚČELEM?

Druhy údajů, které zpracováváme, se budou lišit v případě každé naší služby, aktivity, či druhu vztahu mezi vámi a Světem neziskovek, z. ú. Níže najdete přehled těchto aktivit a vztahů vždy s rozsahem zpracovávaných údajů a účelů, za kterými zpracování probíhá.

1. Registrace a vedení vašich uživatelských účtů
   • Některé naše služby jsou dostupné pouze v případě, že si na našem webu www.grantovydiar.cz vytvoříte uživatelský účet nebo webu www.svetneziskovek.cz provedete objednávku. Abychom mohli zajistit efektivní správu vašich účtů, řešit vaše požadavky a poskytovat vám kvalitní služby, musíme za těmito účely zpracovávat určité vaše údaje. U fyzických osob zpracováváme jejich přihlašovací jméno a emailovou adresu, u právnických osob potom jména a kontaktní údaje jejich registrátorů, a jména a kontaktní údaje jejich orgánů či funkcionářů. Můžete vyplnit též některá dobrovolná pole, ale vždy se ujistěte, že neposkytujete žádné citlivé údaje či data, která nechcete šířit.
2. Informace o našich lidech a aktivitách
   • Svět neziskovek, z. ú. funguje především díky lidem, kteří za ním stojí. Aby návštěvníci měli přehled o tom, na koho se mohou obrátit nebo těšit v rámci akce, zveřejňujeme na webu se souhlasem našich pracovníků, lektorů či jiných partnerů jejich údaje, kterými jsou zejména fotografie, jména, telefon, email, případně další kontaktní údaje.
3. Řešení dotazů a komunikace s vámi
   • Kdykoli se na nás můžete obrátit prostřednictvím telefonu, e-mailu či určeného formuláře s dotazem, žádostí či podnětem. Rádi vám vše pomůžeme vyřešit a zodpovědět. Za tímto účelem potřebujeme zpracovat vaše kontaktní údaje a je-li to nutné, rovněž Vaše jméno, a to po dobu, než dojde k vyřešení vašeho dotazu. Nebudeme vaše údaje zpracovávat za účelem emailového marketingu či zasílání nabídek, nedáte-li nám k tomu výslovný souhlas.
4. Využívání Grantového diáře
   • Odběratelé našeho Grantového diáře získají dokonalý přehled o aktuálních výzvách a grantech pro neziskovky, a mohou též přidávat vlastní výzvy. Abychom vám mohli odběr potvrdit, umožnit přístup do diáře a zkontrolovat provedení platby, potřebujeme za tímto účelem zpracovat údaje, kterými jsou zejména jméno, doručovací a fakturační adresa, IČO, DČ, telefon, email a kontakty případných kontaktních osob. Odběratelé GD rovněž dostávají e-mailem pravidelné novinky o aktuálních grantech a výzvách. Ačkoli je možné tento odběr kdykoli odhlásit, budeme rádi, pokud tak neučiníte, jelikož se pro vás služba GD poté výrazně znehodnotí.
5. Inzerování na Burze práce
   • Inzerce na burze práce je čistě dobrovolná a můžete se rozhodnout, zda inzerát zveřejnit či nikoli. Pokud se rozhodnete pro zveřejnění, můžeme zpracovávat uvedené kontaktní údaje či další informace, které budou do inzerátu zahrnuty, a tyto údaje budou rovněž veřejně přístupné uživatelům burzy. Zveřejňujte, prosím, pouze takové údaje, které jsou v případě nabídky podstatné.
6. Výběrové řízení, zaměstnávání a smluvní vztahy
   • Rádi rozšiřujeme náš tým o energické a šikovné lidi! Vše začíná tím, že přijmeme životopisy uchazečů a pracujeme s údaji, jako jsou jméno a příjmení, kontaktní údaje, datum narození, státní občanství, dosažené vzdělání či pracovní zkušenosti, abychom následně mohli v rámci pohovorů vybrat vhodného kandidáta. Poté, co dojde k uzavření pracovní smlouvy, tyto údaje a některé další zpracováváme, protože nám tak (jakožto zaměstnavateli) ukládá zákon – například účetní či daňové předpisy či předpisy v oblasti práva sociálního zabezpečení.
   • Uzavíráme také některé další smlouvy, například s dodavateli, dárci či příjemci příspěvků. V takovém případě zpracováváme vždy údaje uvedené ve smlouvě, a to v rozsahu, který je nezbytný k plnění dané smlouvy – tedy tak, abychom mohli udělat to, k čemu jsme se zavázali. Údaje z některých smluv (například smluv o poskytnutí nadačního příspěvku) předáváme příjemcům (donorům či sponzorům) v rámci kontroly transparentnosti naší činnosti. Údaje ze smluv nepoužíváme, ani nepředáváme nikomu k marketingovým účelům.
7. Registrace na jednotlivé kurzy a akce
   • Rozhodnete-li se zaregistrovat na některou z našich akcí, potřebujeme následně zpracovat údaje, kterými jsou například jméno a příjmení, profesní pozice, kontaktní údaje, fakturační adresa či číslo účtu, abychom mohli vystavit fakturu k úhradě účastnického poplatku, zkontrolovat přijetí platby a zajistit vám na dané akci místo. Některé údaje, jako například jméno, příjmení, profesní pozice a v odůvodněných případech též kontaktní údaj může být poskytnut organizátorovi akce či konkrétnímu lektorovi, aby bylo možné akci lépe zorganizovat, připravit její náplň a ověřit na místě vaši účast. Údaje nejsou těmto příjemcům poskytované za jiným účelem, než je zajištění přípravy akce.
8. Zprostředkování školení a kurzů na klíč
   • Necháte-li si námi zorganizovat školení či kurz dle specifických služeb své organizace, musíme zpracovat údaje, kterými jsou jednak informace o objednateli či jeho zástupci (jméno, příjmení, datum narození, fakturační údaje, kontaktní údaje, pracovní zařazení) a dále informace o osobách, které se akce plánují zúčastnit (jména zaměstnanců, jejich pracovní zařazení a kontaktní údaje), abychom byli schopni akci kvalitně připravit a zkoordinovat s vybraným lektorem. Právě našim lektorům musíme údaje v nezbytném rozsahu předat, aby mohli připravit program a témata akce či doplňkové materiály. Nikomu nepovolanému tyto údaje nepřijdou pod ruku.
9. Rozesílání newsletteru
   • Dáte-li nám svůj souhlas, můžeme vás informovat o zajímavých novinkách týkajících se našich služeb formou zasílání emailového newsletteru. Rozesíláme celkem čtyři druhy newsletteru podle toho, které z našich služeb využíváte. Ačkoli děláme vše proto, aby pro vás novinky byly poutavé a zajímavé, je samozřejmostí, že svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Více informací naleznete v sekci „zásady mailingu“.
10. Zkvalitňování našich služeb a produktů
    • Snažíme se vylepšovat naše online služby tak, aby pro vás byly maximálně užitečné a user-friendly. Za tímto účelem monitorujeme, co vás na našich stránkách zajímá, jaké sekce nejraději navštěvujete nebo co nejčastěji hledáte. K tomu využíváme služeb třetích stran, kterými jsou zejména Google a Smartlook.com, které nám pomáhají porozumět tomu, jak naše stránky využíváte. Zpracováváme proto vaše údaje, kterými mohou být cookies, IP adresa či časové a jiné údaje o vaší aktivitě na našich stránkách. Tyto údaje mohou být zpřístupněny rovněž uvedeným třetím stranám, jelikož jejich zpracování probíhá v systémech těchto stran.
    • Pokud si nepřejete, aby aplikace Smartlook monitorovala vaše návštěvy na našich stránkách, přejděte prosím na tento odkaz, kde se dozvíte bližší informace o tom, jak pro sebe sledování vyloučit.

04) JAKÝ JE PRÁVNÍ DŮVOD NAŠEHO ZPRACOVÁNÍ?

Aby naše činnosti zpracování byly zákonné, musí pro každé zpracování existovat zákonný důvod. Zákonnými důvody výše uvedených druhů zpracování dle článku 6 GDPR jsou:

Zpracování je nezbytné pro splnění naší právní povinnosti

• To se týká případů zpracování údajů, které musíme jako zaměstnavatel zpracovávat o svých zaměstnancích, údajů, které podléhají pravidlům daňových, účetních či jiných předpisů v souvislosti s fakturací či plnění povinností v oblasti transparentnosti ústavu dle občanského zákoníku.

Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy

• To se týká zejména případů zpracování údajů z uzavíraných smluv, údajů uvedených v rámci registrace uživatelského účtu, poskytování služeb Grantového diáře či údajů v registračních formulářích na akce a kurzy.

Zpracování je v souladu s našimi oprávněnými zájmy, ledaže by Vaše práva měla před těmito zájmy přednost. Těmito oprávněnými zájmy v konkrétních případech jsou:

• Zájem na vytváření a budování online prezentace našeho ústavu a rozvíjení a udržování kontaktů v rámci neziskového sektoru;
• Zájem na výběru vhodného uchazeče v rámci výběrového řízení;
• Zájem na zajištění kontaktu s orgány či funkcionáři právnických osob;
• Zájem na maximalizaci užitku služby Grantového diáře pro odběratele formou zasílání upozornění na nové výzvy a pravidelného přehledu aktuálních výzev a grantů
• Zájem na zdokonalování a přizpůsobování online služeb a strategií poptávce uživatelů a zájem na efektivním cílení služeb a produktů za současné úspory prostředků
• Zpracování je založeno na vašem souhlasu

V případě potřeby Vám poskytneme jednoduché možnosti jak souhlas se zpracováním udělit či ho kdykoli odvolat.

05) KDO MÁ K VAŠIM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?

Vaše osobní údaje neprodáváme ani jinak neposkytujeme neoprávněným třetím stranám, a to ani za účely marketingu. Protože však není v našich možnostech zvládnout všechny druhy naší činnosti vlastními silami, využíváme níže uvedených externích služeb (které mohou a nemusejí být online). Poskytovatelé těchto služeb mohou mít k vašim údajům přístup pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí dané služby či plnění jejich povinnosti.
Znamená to, že pokud musíme vaše údaje svěřit jinému subjektu, děje se tak pouze v minimálním rozsahu, který zajistí řádné fungování našeho ústavu a nijak nepoškodí vaše práva či soukromí.

Smluvní poskytovatelé služeb a přidružené subjekty:

• Poskytovatelé online nástrojů pro správu, sdílení a ukládání dokumentů, kterými jsou Microsoft, Dropbox, Google, Mailchimp, Asana, Salesforce
• Poskytovatelé speciálního softwaru pro bezpečnou správu dokumentů FAPI, Freelo
• Poskytovatelé online nástrojů pro sledování uživatelské interakce Google Analytics, Smartlook.com
• Externí poskytovatelé fyzických služeb v oblasti účetnictví, auditu, práva či mentoringu (například lektoři v případě obecných kurzů či kurzů na klíč)

06) JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA A JAK JE MŮŽETE UPLATNIT?

Abyste nad svými osobními údaji měli maximální kontrolu, můžete ve vztahu k nim uplatnit celou řadu práv. V rámci našich možností poté uděláme maximum proto, abychom vašim žádostem vyhověli. Základní výčet vašich práv poskytují články 15 až 22 GDPR a patří mezi ně zejména:

• Právo získat informace o vašich osobních údajích, které zpracováváme (právo na přístup)
• Právo na opravu vašich zpracovávaných osobních údajů v případě, že budou nepřesné (právo na opravu) a informace o provedení opravy
• Právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází v případě, že už údaje nebudou potřebné k účelu, pro který byly zpracovávány, nebo když odvoláte souhlas s jejich zpracováním
• Právo na omezení konkrétního zpracování osobních údajů a informace o provedení omezení
• Právo vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše
• Právo odvolat dříve udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zpracování na tomto souhlasu založeno

Uděláme vše pro to, abychom vám pomohli uplatnit vaše práva a vyřešit jakékoli dotazy, žádosti, či stížnosti. Obrátit se na nás můžete prostřednictvím e-mailu na tym@svetneziskovek.cz, případně jinou cestou uvedenou v článku 01 těchto zásad. Emailová cesta je však nejefektivnějším způsobem řešení vašich žádostí. Ve zprávě prosím specifikujte, jak vám můžeme pomoci či co pro vás můžeme udělat. E-mail prosím odesílejte vždy z adresy, kterou běžně používáte v souvislosti s našimi službami, abychom zajistili, že se vaše údaje nedostanou do špatných rukou.

Budeme rádi, když se vše pokusíte nejprve vyřešit s námi. Vaše spokojenost je pro nás důležitá, a proto vám rádi pomůžeme. Pokud i přesto nebudete spokojeni se způsobem vyřízení vaší žádosti, máte právo obrátit se prostřednictvím stížnosti na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n.

07) COOKIES A ZMĚNA JEJICH NASTAVENÍ

Pro lepší přizpůsobení našich služeb vašim požadavkům používá náš web cookies – drobné soubory ukládané na váš disk, které zaznamenávají data související s prohlížením našich stránek. Nastavení cookies můžete kdykoli změnit ve svém prohlížeči, včetně jejich úplného zákazu. Mějte však na paměti, že změna nastavení cookies může nepříznivě ovlivnit některé funkce našeho webu a některé stránky se mohou chovat nepředvídatelně.

08) ZÁSADY MAILINGU

Přihlášením odběru některého z našich newsletterů souhlasíte se zpracováním vaší emailové adresy za účelem zasílání novinek a informací o našich produktech a službách, které nabízíme. Chceme, aby tyto novinky a informace pro vás byly užitečné a zajímavé a úzce souvisely s produkty nebo službami, které využíváte nebo které můžete mít zájem v budoucnu využít.

Rozesíláme celkem 3 druhy newsletterů, a to podle toho, které z našich služeb využíváte, případně podle toho, které z nich se rozhodnete odebírat. Jedná se o:

• Newsletter Světa neziskovek se zajímavými články a původním obsahem
• Newsletter Grantového diáře s aktuálními výzvami a granty
• Newsletter s nabídkou otevřených vzdělávacích kurzů a akcí

Odběr novinek můžete kdykoli odhlásit kliknutím na link „odhlásit odběr“, obsažený v patičce jednotlivých zpráv. Po odhlášení odběru vám již novinky a sdělení nebudeme moci zasílat a nebudeme mít právo vaši emailovou adresu za tímto účelem dále zpracovávat.

Můžete se rovněž spolehnout na to, že:

• SPAM není naše disciplína. Nebudeme vám posílat nežádoucí nabídky a za tímto účelem vaši emailovou adresu ani nepředáme nikomu třetímu. Obsah newsletterů bude vždy souviset s činností Světa neziskovek, z. ú.
• E-maily vám budeme zasílat v rozumných intervalech, tak, aby vás ve schránce překvapily pouze příjemně.
• V případě odběru Grantového diáře si můžete snadno vybrat, které novinky již dále nechcete do schránky dostávat.

Vaše požadavky a dotazy týkající se mailingu s vámi rovněž rádi vyřešíme na adrese tym@svetneziskovek.cz. Napište nám, budete-li cokoli potřebovat.

09) VAŠE SOUKROMÍ MŮŽEME CHRÁNIT SPOLEČNĚ

I vy můžete přispět k dokonalé ochraně svých údajů a informací, pokud budete dodržovat zásady bezpečného užívání internetu. Nepředávejte hesla k vašim účtům nikomu cizímu a neumožňujte přístup cizích osob k vašim účtům či informacím. Nenechávejte elektronická zařízení, kterými přistupujete ke svým účtům, bez dozoru. Obměňujte hesla k účtům v pravidelných intervalech.

Budete-li se domnívat, že došlo k porušení zabezpečení vašeho účtu, kontaktujte nás prosím na tym@svetneziskovek.cz a vymyslíme řešení.

10) ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vzhledem k případným budoucím právním změnám či změnám v činnosti ústavu je možné, že budeme čas od času muset provést úpravy těchto zásad ochrany osobních údajů. V případě zásadních změn vás budeme informovat, avšak doporučujeme, abyste si v případě potřeby aktuální znění těchto zásad vždy zkontrolovali, neboť může dojít k drobnějším, dílčím úpravám.

Tyto zásady byly aktualizovány v březnu 2022.