Nedávno jsem řešila problém ve společnosti, která se přestěhovala z kanceláří, kde měli jednotliví manažeři vlastní uzavřenou kancelář, do open space. Přesun se týkal i velmi uznávaného a výkonného zaměstnance, který má ale hned několik zlozvyků. Rád si v kanceláři dopřeje aromatické jídlo, a i když se nadměrně potí, deodorant mu nic neříká. Když měl vlastní kancelář, nevadilo to. Nyní kolegové kolem něho úpí, ale on si toho nevšímá. A stěžují si i klienti.
Během své praxe jsem se opakovaně přesvědčila o tom, že v podobných případech funguje starý osvědčený postup:
Preventivně určete pravidla hry
Zaměstnanci musejí vědět, co si mohou a nemohou dovolit. To je naprostý základ. Firemní pravidla sepište, vyvěste a postarejte se, ať o nich všichni vědí. A zahrňte do nich i dress code.
Které základní oblasti by měla pravidla upravovat?
Patří k nim zásady telefonování. Dlouhé telefonáty se vyřizují mimo open space, kdo u telefonování chodí, musí pryč i během krátkého hovoru. Kde jíst? Jídlo patří do odpočinkové zóny nebo kuchyňky, rozhodně ale ne do kanceláře. Voňavky a deodoranty musejí vaši lidé používat přiměřeně. Své věci by si měli ukládat tak, aby nezabíraly místo kolegům.
Určete také signál, podle kterého vaši lidé poznají, že se nemají vzájemně rušit. Stačí cedulka na stole, kterou budou ostatní respektovat.
Proč to všechno máte udělat?
Proto, že pokud jsou pravidla stanovená a lidé o nich vědí, můžete se na ně odkazovat a požadovat jejich naplnění. Pokud vaši zaměstnanci o ničem nevědí, těžko jim budete vysvětlovat, že něco dělají špatně, hlavně u osobních témat.
O pravidlech hry mluvte nahlas
O pravidlech se svými lidmi mluvte! Sice jste je sepsali, ale to neznamená, že je nemůžete podle potřeby upravit. Všímejte si, jestli práci zaměstnanců nic neruší, případně otevřete diskusi na téma, jak pravidla změnit. Většinou nestačí pověsit jen ceduli na zeď, ale je třeba pravidla komunikovat.
Pozdě? Zasáhněte
Rozhovor na téma problematických osobních zvyklostí je manažerská záležitost a nemůžete ho přesunout na kamaráda nebo kamarádku dané osoby, konzultanta nebo oddělení HR. Jste lídr, tak se tak chovejte. Zvolte vhodný čas i místo, kde vás a vašeho zaměstnance nebude nikdo rušit, a postupujte následovně: začněte oceněním jeho dosavadní práce i zkušeností a jasně mu vysvětlete, že se váš rozhovor netýká práce, ale věci osobní povahy. A pak popište, o co jde.
Dávejte si pozor, jaká volíte slova
Vyvarujte se formulací typu: „Ostatní si stěžovali.“ Mluvte za sebe, tedy: „Já jsem si všiml; uvědomil jsem si.“ Neříkejte, že máte několik kritických připomínek, ale spíše použijte větu: „Mám několik věcí k probrání, které jsou nepříjemné pro mě i pro vás.“
Tohle je důležité: neraďte. Vyvarujte se formulace: „Radil bych vám…,“ raději zvolte: „Doporučuji…“ Neuchylujte se k tvrdému nátlaku: „Chci, abyste se změnil; chci, abyste na sobě zapracoval.“ Naopak, výsledku dosáhnete, když zaměstnanci řeknete: „Jestliže upravíte chování, zvyky, tak se situace vyřeší k oboustranné spokojenosti.“ Vyhněte se dogmatům typu: „To si nikdo z nás nemůže dovolit.“ Použijte raději: „Už se stalo, teď je zapotřebí se toho propříště vyvarovat,“ a následně požadujte změnu a dejte svému člověku prostor k reakci.
Můžete se setkat s pasivitou, útočným chováním nebo s tím, že se urazí. Zopakujte mu, čeho si na něm ceníte, ale trvejte na změně nežádoucího chování. V žádném případě neustupujte. Zeptejte se, jestli a jak mu můžete pomoci. Když bude reagovat pozitivně, domluvte se, dokdy s tím, co vám vadí, přestane, pokud odmítne, určete další postup nebo sankci.
Pokud člověk, kterému něco vytýkáte, rozhovor nezvládá, je možné ho vést i na několikrát. Nikdy ho ale neukončujte, dokud nebudete mít jasný závěr. Vy jste šéf a jen vy můžete říct, že pokud se nežádoucí chování nezmění, bude následovat postih.
Co dělat, i když po opakovaném rozhovoru zaměstnanec nic neudělá?
Na většinu lidi platí sociální sankce, třeba hrozba vyčlenění z kolektivu nebo možnost, že se jejich chování bude řešit veřejně. Pracovní zlozvyky se rozhodně neřeší finančním postihem nebo snížením pracovního postu. A v případě, že zaměstnanec své zvyky změní? Určitě je namístě ocenění mezi čtyřma očima.
S kolegy trávíte více než osm hodin denně a sporné situace vyřešit musíte. Hlavně jako šéf a lídr nestrkejte hlavu do písku s tím, že se nic neděje. Frustrace ze zátěžové situace tím naopak narůstá a vzájemnou spolupráci jenom ztěžuje. Přímé jednání se zaměstnanci je základ. Dá se to naučit, chce to jen výdrž a pevné nervy.
Zdroj: Forbes
