Čím začít?
Prvním krokem musí být jistota, že máte všechna data správně v účetnictví. Tedy že máte zaznamenané kompletní náklady i výnosy - a znáte jejich reálný stav k 30. 9. Zajistit to lze pouze průběžnou inventurou, která garantuje, že data z účetnictví jsou správným podkladem pro finanční řízení. (Jak mít nastavené účetnictví pro potřeby finančního řízení? Přečtěte si o tom.)
Poté můžete již velmi přesně predikovat náklady i výnosy na zbývající tři měsíce, a blížit se tak obrázku, který uvidíte na konci roku. Vše samozřejmě realizujete v systému rozpočtů a reportů jako v průběhu roku. Jejich detailnost a struktura může být individuální dle potřeb konkrétní organizace.
Když je toho víc
Takto „jednoduché“ to bývá v případě organizace realizující jednu činnost, ideálně hrazenou z jednoho zdroje financování. Organizace, která realizuje více projektů/činností vícezdrojově financovaných, bude mít vše složitější.
Musí totiž začít vyúčtovávat všechny dotační a grantové tituly, případně dary ze soukromého sektoru, a skládat tak celkový obrázek, který ukáže, jak se které dotace vyčerpají a které náklady zůstanou k tíži organizace. To znamená náklady, které budou muset být uhrazeny, a sice:
- příjmy z vedlejší hospodářské činnosti
- tržbami v rámci hlavní činnosti
- historickými zisky organizace
Proč se vyplatí mít na účtech pořádek?
Tento proces může pomoci v optimalizaci čerpání dotací (například možností změnit rozpočet), ale zároveň řeší i často požadovaná kofinancování a jejich evidenci a prokazování. Bonusem je příprava na „vyúčtovávací“ měsíce leden a únor následujícího roku a úspora času díky rozložení využití kapacit na delší období.
V některých situacích můžete mít nastavené čerpání dotací tak, že na konci roku není třeba v podstatě nic převratného řešit. V jiných však v průběhu roku nemusí být jasné, jakými zdroji a dotačními tituly budou veškeré náklady hrazeny. Nyní je proto ta správná doba udělat si v tom pořádek. Například poskytovatelé sociálních služeb s vícezdrojovým financováním by o tomto zcela jistě mohli vyprávět.
Neváhejte tedy s výše popsanými kroky. Jelikož reporty mají fakticky měsíční zpoždění, je nejvyšší čas co nejvíce zpřesnit výhled hospodaření. Krátí se nám totiž čas, který máme ještě k dispozici pro ovlivnění výsledků správnými nápravnými opatřeními.
