Inspirujeme
ke změně

3 cloudová řešení vhodná pro neziskovky: udělejte si pořádek v datech

Kateřina Švidrnochová 28. 12. 2017 Komunikace 7 minut

Základem profesionálního řízení neziskovky je pořádek v datech a efektivní komunikace mezi členy týmu. Přesto bývá realita jiná: databáze kontaktů v desítkách neaktualizovaných excelů, spousta netříděných dat v soukromých počítačích s minimem sdílení. I s blížící se směrnicí o ochraně osobních údajů GDPR, která vejde v platnost v květnu 2018, je nejvyšší čas pustit se do úklidu. Začněte organizovat práci i tým pomocí cloudu.

Základem profesionálního řízení neziskovky je pořádek v datech a efektivní komunikace mezi členy týmu. Přesto bývá realita jiná: databáze kontaktů v desítkách neaktualizovaných excelů, spousta netříděných dat v soukromých počítačích s minimem sdílení. I s blížící se směrnicí o ochraně osobních údajů GDPR, která vejde v platnost v květnu 2018, je nejvyšší čas pustit se do úklidu. Začněte organizovat práci i tým pomocí cloudu.

Na trhu jsou desítky řešení, jenže jak si v té záplavě systémů vybrat? Následující 3 cloudové systémy, které najdete na českém trhu, se v mnohém liší, ale všechny vyhovují specifickým potřebám nezisku. Pojďme se teď podívat na funkce a vychytávky systémů Raynet, CRM pro neziskovky, z.s. a G Suite (dříve Google apps pro neziskovky).

Cloud výrazně usnadní práci všem v týmu. Foto: Pixabay.


1. RAYNET 

Tohle cloudové CRM řešení je založené hlavně na dokonalé databázi kontaktů. Když do něj nasypete potřebné údaje, máte vyhráno. Díky možnosti importu i exportu z excelu je přenos dat otázkou minut. Všechny dodané informace drží RAYNET přehledně u sebe. U jednoho záznamu v adresáři na první dobrou vidíte kdy jste naposledy byli s klientem v kontaktu, co jste řešili, nebo jaký je potenciál další spolupráce.

Samozřejmostí je vyhledávání duplicit, filtrování dle všeho, co si zamanete. U jednotlivých kontaktů si můžete vést diskuzi, přidávat poznámky, přidávat soubory, sledovat historii práce s kontaktem. Adresář je provázaný se soubory i úkoly. U adresáře mysleli opravdu na všechno, není mu co vytknout.

K dispozici máte i rychlé a přehledné statistiky. Grafy a reporty, které obchodníci využívají pro byznys, oceníte například při fundraisingu. Kalendář umí všechno, co si jen představíte. Raynet navíc snadno propojíte s e-mailovou schránkou, Quandou či MailChimpem, Google kalendářem, webem, e-shopem nebo ERP systémem.

Plusové body pro RAYNET:

  • intuitivnost, přehlednost, jednoduchost,
  • skvělé ovládání i viditelnost na mobilních telefonech,
  • zabezpečení a zálohování (nehrozí únik dat nebo stresy s chystaným GDPR),
  • hotové řešení: možnost začít hned používat, nonstop podpora a příkladná péče o zákazníky.

RAYNET si můžete oťukat zdarma. Určitě využijte bezplatných 30 dnů plné verze. Cena pro neziskové organizace je 200 Kč/měsíc/uživatel.

Pokud chcete vědět, jestli je Raynet to pravé řešení, se vším vám na e-mailu weiss@raynet.cz poradí Zuzana Weiss.

RAYNET je výhra pro ty, kteří hledají perdektní databázi pro své kontakty. Řešení CRM pro neziskovky si zase navrhnete od základů podle sebe. Foto: RAYNET.

2. CRM pro neziskovky, z.s.

CRM pro neziskovky, z.s. je komplexní cloudové řešení, postavené na americké platformě Salesforce. Je založené především na podpoře fundraisingu. Je napojené na Darujme.cz nebo bankovní účty organizace, vede evidenci darů a plateb, spravuje a vyhodnocuje fundraisingové a PR kampaně.

Samozřejmostí jsou databáze kontaktů, filtrování, přidávání souborů a poznámek ke kontaktům. Duplicity systém vyhledá, upravit se ale musí ručně. Import a export kontaktů jde přes formát .csv. Kalendář se dá oboustranně synchronizovat s dalšími kalendáři, třeba s Google kalendářem. 

Narozdíl od hotových řešení, jako je RAYNET nebo G Suite, si CRM po neziskovky vytváříte na míru. Sami si řeknete, jaké chcete mít filtrování, kategorizaci kontaktů, kde jaké pole a funkci. V systému je možné vytvořit model pro správu projektů, grantová řízení, nadační projekty nebo třeba specifickou evidenci klientů pro organizace pracující v sociálních službách. 

Implementaci řešení provádí tým dobrovolníků, kteří s vámi konzultují potřeby, pomáhají připravit data, provádí celý import a školení. Implementace trvá zhruba 4 až 6 měsíců. Tento proces vám umožňuje nasázet si do systému vše, co potřebujete. Včetně možnosti API, tzn. protáhnout si CRM do dalších aplikací, které používáte (stejně jako u RAYNET). Cena se odvíjí od rozsahu požadavků, zpravidla v řádu desítek tisíc korun.

Plusové body CRM pro neziskovky:

  • možnost vytvořit si systém na míru a obsáhnout tak všechny oblasti řízení organizace,
  • modul pro fundraising, 
  • sledování plateb a transakcí darů, 
  • zkušenost konzultantů s neziskem a jeho potřebami.

Kontakt pro zavedení CRM pro neziskovky, z.s.: Petra Joklová, petra.joklova@crmproneziskovky.cz.

Cloudové nástroje od Google už jsou dobře rozšířené, a tak je jejich použití sázka na jistotu. Foto: G Suite.


3. G Suite pro neziskovky 

G Suite představuje balíček cloudových nástrojů podporujících hlavně komunikaci a spolupráci v týmu. Gmail, Kalendář a Disk splňují vše, co od takových nástrojů očekáváte. Netřeba asi detailně představovat jednotlivé funkce, ale mé nejoblíbenější jsou třeba:

Štítkování e-mailů

včetně automatické štítkování na bázi přednastaveného filtru: e-mail mi přijde a sám se mi oštítkuje/hodí do tématického šuplíku, kam patří.

Sdílení kalendářů s více lidmi

včetně různých úrovní viditelnosti kalendářů: vidím vše mého kolegy nebo vidím jen, zda je k dispozici.

Formuláře místo přihlášek/dotazníků

ty v Tabulkách vytvoří přehled účastníků/respondentů.

Sdílená editace 

pro veškerý obsah Dokumentů (variace na Word), Tabulek (variace na Excel) a Prezentací (variace na PowerPoint) s historií změn i úrovně přístupů: pro čtení, pouze pro komentování nebo pro plnou editaci.

Propojení s YouTube kanálem a další šikovné aplikace

například nástroj Hangouts pro videokonference a webináře, Weby pro snadnou tvorbu vlastního webu navázaného na „svůj“ Google nebo doplňkové aplikace Google Analytics a Google AdWords pro reklamu. 

Google je otevřený integraci jiných nástrojů, takže si rozumí s Mailchimp, CRM, ERP systémy a mnoha dalšími aplikacemi. 

Pro neziskovky je profi verze G Suite zdarma. Získáte tak účet zdarma pro každého zaměstnance (oproti běžné ceně 40 EUR/uživatel/rok), 30 GB prostoru, přístup offline a třeba i 10 000 USD/měsíčně na reklamu v reklamním systému Google AdWords. 

Žádost o G Suite pro neziskovky jde přes TechSoup, kde se musíte registrovat. Chybějící sdílená správa kontaktů v databázi se obchází instalací nástrojů jako je ContactSatori nebo Shared Contacts for Gmail


Plusové body pro G Suite:

  • důraz a podpora sdílení a komunikace v týmu,
  • intuitivnost, přehlednost, snadné ovládání a čitelnost na mobilních zařízeních
  • propojení s mnoha dalšími nástroji a aplikacemi, 
  • bezpečnost a šifrování v souladu s GDPR, 
  • mnoho lidí už G Suite používá a tak je snadné se s nimi propojit.


Kontakty pro zavedení G Suite pro neziskovky: přehled Google Cloud partnerů 

Záměrně jsem u výše zmíněných řešení nenapsala, co jim chybí. Je to totiž těžké identifikovat. Každé neziskovce se hodí něco jiného, každá se bude cítit příjemně v různém prostředí. Je potřeba si aplikace osahat a otestovat na pár lidech z týmu a pak se rozhodnout, jestli jsou pro vás vhodné. Určitě doporučuji kontaktovat zástupce těchto řešení a do detailu probrat všechna pro a proti.

Jednotlivé popisy a funkce systémů jsem ladila s těmi nejkompetentnějšími a tímto bych jim chtěla poděkovat za jejich odborné rady a čas článku věnovaný: Petra Joklová (CRM pro neziskovky, z.s.), Pavel Minář (G Suite), Václav Prak (Raynet).

kaca-medailonekrtxt17239.jpg

Autor článku

Kateřina Švidrnochová

Freelancer a lektorka NNO

Kateřina Švidrnochová pomáhá neziskovým a vzdělávacím organizacím pracovat v týmu efektivněji a pohodlněji. Mnohaleté pracovní zkušenosti s projektovým managementem a PR a marketingem propojuje se zálibou v online aplikacích, které usnadňují život. V Nadaci Neziskovky.cz vede workshopy zaměřené na kreativní prezentace, promo materiály a plánování online kampaní.

Další články autora (7)

Zůstaňte v obraze

Držte krok se Světem neziskovek, ať vás nepředběhne. To nejzajímavější vám ve správnou chvíli pošleme e-mailem:

Partneři Světa neziskovek

Ani Svět neziskovek se neobejde bez cookies - abyste si tenhle web opravdu vychutnali.
A o ochraně dat chci zjistit víc.