Vybrat toho správného kandidáta nebo kandidátku nemusí být vždy jednoduché. Některé větší organizace mají HR tým, který se na nábor lidí přímo specializuje. Pokud to není váš případ, sepsali jsme několik tipů, které vás průběhem přijímacího řízení ze strany zaměstnavatele provedou a kterými se můžete inspirovat.

Nemáte ve své organizaci HR tým, který by si vzal přijímací řízení na starost? Kdo z organizace by měl být tedy za nábor lidí zodpovědný? „Někdo, komu bude člověk na nové pozici odpovídat. Také přímý nadřízený nebo kolegové,” říká Daniela Syrovátková, která vystudovala andragogiku a má zkušenosti s přijímacím řízení v několika neziskových organizacích.

Daniela Syrovátková

Svět neziskovek

Daniela se v týmu Světa neziskovek stará o vzdělávací akce a vůbec všechno, co se vzdělávání a rozvoje týká. Nejvíc ji na tom baví propojování lidí v nezisku i zisku, kteří si mají co říct a kteří mohou společně dosáhnout dobrých změn ve společnosti. Zvlášť podstatným tématem je pro ni laskavost – jak k lidem a světu okolo, tak k sobě. Kromě Světa neziskovek je součástí Hnutí Brontosaurus, kde spoluorganizuje organizátorský kurz o zážitkové pedagogice a dobrovolnictví, vypomáhá ve fundraisingovém týmu a kde je aktuálně i místopředsedkyní.

Už samotný inzerát může o organizaci hodně vypovědět

Jedním z prvních kroků, který je na začátku výběrového řízení potřeba udělat, je vypsat inzerát. Ale ještě před tím, než inzerát zveřejníte, je podle Daniely důležité promyslet, jak bude celý proces náboru probíhat. „Je potřeba dopředu vědět, jak bude výběrové řízení vypadat. Kolik bude mít kol? Bude vám stačit pohovor, nebo potřebujete reference či ukázky tvorby kandidátů a kandidátek? Je fér dopředu prozradit, jaký bude průběh výběrka.”

Co dalšího je potřeba si rozmyslet před samotným formulováním inzerátu? „Dále je potřeba si ujasnit, jakou má daná pozice konkrétní pracovní náplň a jaké má odpovědnosti. Také jaké máme na toho člověka požadavky, co musí splňovat, aby mohl pozici vykonávat. A v neposlední řadě, co můžeme za práci nabídnout, od mzdy, benefitů, přes pracovní nástroje a typ úvazku,” říká Daniela s tím, že tyto tři body by se měly do zveřejněné pracovní nabídky promítnout.

Už samotný inzerát může o organizaci hodně vypovědět. Proto se vyplatí některé věci v inzerátu zdůraznit, ale jiným se naopak vyhnout. Daniela Syrovátková i Tomáš Ervín Dombrovský varují před použitím nic neříkajících formulací a klišé. „Například práce v mladém přátelském kolektivu – co to znamená? Mnohem lepší je podívat se, jak to v práci vypadá. Chodíme spolu pravidelně na snídaně? Můžeme si brát do kanceláře psy? To mnohem lépe přiblíží atmosféru v organizaci. Je velmi důležité, jakým jazykem je inzerát napsaný,” říká Daniela. I Tomáš uvádí příklady nejasných formulací v inzerátech, kterým je lepší se vyhnout: „Motivující finanční ohodnocení místo uvedení alespoň rozpětí mzdy. Nebo flexibilita - čekal bych specifikování, zda se jedná o home office, sick days, flexibilní pracovní dobu a podobně.”

Tomáš, který v Alma Career pracuje jako analytik, upozorňuje také na další chybu, která se v inzerátech často objevuje. „Organizace mají pocit, že když uvedou do inzerátu ideální profil kandidáta s desítkami konkrétních požadavků, co musí splňovat, tak najdou supermana, který to všechno naplní. Ovšem my se pohybujeme na trhu, kde ideální kandidáti došli před deseti lety. Uvádějte proto u požadavků jen to nezbytné. Každé kritérium může být pro někoho bariéra, na které se sám předem vyřadí.”

Daniela zmiňuje, že je v textu potřeba uvádět jasné informace. „Při psaní inzerátu je dobré přemýšlet nad každým bodem. Proč ho tam dáváme? Co má sdělit? Pokud bude pracovní pozice v inzerátu špatně popsaná, hrozí, že od ní budou mít lidé jiná očekávání. Je proto dobré dát nejprve přečíst inzerát nezúčastněné osobě a zeptat se, jak pozici chápe,” dodává.

Pokud chcete oslovit co největší množství (relevantních) lidí, vyhněte se v textu inzerátu generickému maskulinu. Doporučuje to i metodika inkluzivního vyjadřování neziskové organizace OPIM. Jazykovědkyně Jana Valdrová v příručce uvádí, že na pozice psané v maskulinu se hlásí až o 25 procent méně žen. V případě, že hledáte někoho např. na marketingovou pozici, můžete uvést třeba PR specialista/specialistka nebo PR specialista*ka

Inzerujte na pracovních portálech za symbolickou cenu

Inzerát máte hotový, ale na jakých platformách ho sdílet? Kde najít ty správné kandidátky a kandidáty? Podle Tomáše Ervína Dombrovského fungují podle dlouhodobých dat nejlépe tři způsoby, které mohou být vzájemně propojené. Díky nim našlo svoji současnou práci na 90 procent lidí. „Nejčastějším zdrojem bývá doporučení. Firmy nebo organizace mohou rozhodit sítě mezi svými zaměstnanci a ti pak doporučí svým známým konkrétní pozice. Tento způsob ale nemůže fungovat systémově, protože většina lidí takto doporučí práci pouze v případě, že se jich to osobně týká.” Druhá z možností je přímé oslovení vybraných kandidátů přes sociální sítě organizace či LinkedIn, který přímo nabízí sekci pracovní příležitosti.

Podle Tomáše fungují ale velmi dobře také pracovní portály. „Kolem 15 procent všech zaměstnanců poslalo minulý rok alespoň jednou svůj životopis přes pracovní portály, jako jsou prace.cz, jobs.cz nebo aplikace pracezarohem.cz. To znamená, že tento způsob také funguje, i když jsou všechny tři úzce propojené.”

Na vybraných pracovních portálech mohou navíc neziskové organizace vystavovat inzeráty za symbolickou cenu. V rámci inzertního balíčku mají neziskovky možnost vystavit na vybraných portálech až 100 pracovních pozic a 60 brigádních pozic ročně. Mohou také odkrýt životopisy z databáze kandidátů. Balíček stojí symbolických 33 korun, což je v porovnání s komerčními cenami více než 99 procent sleva. Balíček je možné po roce prodloužit nebo jej po vyčerpání navýšit.

Tomáš Ervín Dombrovský

Alma Career

Tomáš Ervín Dombrovský je analytik ve společnosti Alma Career (dříve LMC). Podstatnou část své energie věnuje rozboru dat, jevů a trendů v propojených světech vzdělávání a práce. Snaží se nacházet, pojmenovávat a rozvíjet to, co je zásadní pro smysluplné uplatnění lidí a jejich lepší spolupráci ve firmách i veřejných institucích. Přednáší pro lidi z HR i vedení firem, pro odbornou i širší veřejnost. Mimo to se stará o rozšiřování partnerské spolupráce a veřejně prospěšných aktivit přesahujících každodenní byznys Alma Career.

Ze zkušenosti ale Tomáš Ervín Dombrovský dodává, že důležitější než samotný způsob oslovení kandidátů a kandidátek, je nastavení konkurenceschopných a férových podmínek. Například pro nastavení správné mzdy doporučuje využít k rešerši data statistického úřadu nebo ispv.cz, uvádějící šetření mezd a výdělků v České republice, kde byla na konci března publikována data za poslední kvartál minulého roku. U konkrétních profesí je tak možné zjistit mzdovou hladinu v historii. Je ale dobré prozkoumat také aktuální nabízené mzdy na pracovních portálech.

Mimo jiné právě mzda je jednou z věcí, kterou by organizace měly podle Daniely i Tomáše ideálně hned v inzerátu uvádět. Pokud mzdu uvedou až v pokročilé fázi výběrového řízení a pro kandidáta nebo kandidátku bude neodpovídající, bude to ztráta času pro obě strany.

Přestože neziskové organizace výší finančního ohodnocení většinou nemohou konkurovat soukromému sektoru, mají výhodu v náplni práce nebo benefitech, které jsou schopny svým zaměstnancům a zaměstnankyním nabídnout. Právě benefitům jsme se věnovali v samostatném článku.

Jak využít burzu práce na jobs.cz? Na stránkách se zdarma zaregistrujte do online náborového systému Teamio. Jeho prostřednictvím budete zadávat své inzeráty. Pro nastavení služeb v režimu pro neziskovky pošlete žádost e-mailem na tomas.ervin.dombrovsky@almacareer.com. Vyčkejte na schválení. Obvykle to trvá 1-2 pracovní dny.

Pečlivě si připravte strukturu výběrového rozhovoru

Dalším důležitým krokem po vystavení inzerátu a obdržení odpovědí a životopisů je výběr lidí, kteří postoupí do dalšího kola výběrového řízení. V této fázi je podle Daniely zásadní mít jasno v tom, jak vybraná pozice vypadá. „Je potřeba vědět, co budeme potřebovat od člověka, který bude pozici zastávat, a touto optikou se dívat na životopisy. Mít dopředu popsanou pracovní náplň, odpovědnosti, jeho každodenní nebo dlouhodobější úkoly, a to pak porovnat s životopisy a případnou motivací. Záleží na pracovní pozici. Ne vždy je nutné hned zamítnout životopisy mimo obor, ale zároveň ne vždy dává smysl je přijmout. Pracovní zkušenosti a vzdělání by měly odpovídat obsazované pozici. Vše stojí na tom, jestli tu pozici dobře známe.”

Daniela Syrovátková dále doporučuje si v rámci organizace vytvořit tabulku se všemi uchazeči a uchazečkami, kam budou psát relevantní lidé zapojení do přijímacího řízení poznámky. Podle této tabulky a časových kapacit mohou lidé zapojení do výběrového procesu rozhodnout, koho do dalšího kola pozvat. Zároveň je důležité ozvat se kandidátkám a kandidátům, kteří do dalšího kola nepostoupili. „Měli bychom věnovat energii lidem, kteří věnovali energii nám. Základní slušnost je odpovědět a poděkovat za zájem, rychlá zpětná vazba se dá napsat i ve dvou větách,” říká Daniela.

Pokud máte výběrové řízení postavené tak, že vás čeká s vybranými kandidáty a kandidátkami pohovor, je klíčové se na něj dobře připravit. Díky pohovoru si totiž ověříte, jestli se uchazeč nebo uchazečka na pozici hodí, bude se u vás v organizaci cítit dobře, ujistíte se, že jsou údaje z životopisu pravdivé a máte možnost se doptat na informace, které nevíte. V případě vícekolového výběrového řízení, zvažte, jestli by první kolo nestačilo provést online nebo po telefonu a ušetřit tak čas vás i dotyčného.

Podle Daniely je lepší dát na pohovoru prostor nejprve uchazeči nebo uchazečce. „Než se pustíte do popisování náplně práce a vašich požadavků, nechte mluvit kandidáta nebo kandidátku. Jinak vzniká riziko, že se mohou stylizovat do toho, co vy popisujete a potřebujete. Doporučuji nejprve dát prostor pro představení, prodiskutování dosavadních zkušeností a osobního přístupu.”

Na pohovor je dobré připravit si také zásobu otázek. A to nejen obecných, ale především speciálně určených pro dotazovaného. „Sadu otázek si nachystejte ideálně ke každému pohovoru individuálně, ne každého se budete potřebovat doptat na stejné věci. Obecně bych se zaměřila na to, jaké má daný člověk zkušenosti, co ho na práci láká, jaké podmínky si ideálně představuje, co ho bude v práci bavit a co mu půjde naopak hůř. U pohovoru je důležité vědět, proč se na konkrétní věci ptáte a co by pro vás mělo z těchto otázek vyplynout,” říká Daniela. Osnovu otázek si klidně napište na papír, vytiskněte si životopisy a motivační dopisy a během pohovoru si dělejte poznámky.

Daniela zároveň radí, že je při pohovoru dobré zaměřit se na zkušenosti a úkoly, které kandidátka nebo kandidát řešili v minulosti. Ověříte si tak jejich reálné zkušenosti místo toho, aby vymýšleli potenciální řešení. (Může vám přijít vhod metodika STAR.) Dodává také, že je důležité ověřit si, jak potenciální posila zapadne do týmu, ve kterém bude působit. Každá organizace má svoji kulturu, normy, pravidla nebo způsob komunikace a ne každému mohou vyhovovat. Nebojte se během pohovoru nechat zaznít i odlehčené dotazy například na volnočasové aktivity. Naopak se vyvarujte těm, které směřují na případné těhotenství nebo plány týkající se založení rodiny. Takové otázky jsou nejen nevhodné, ale také diskriminační a v rozporu se zákoníkem práce.

Součástí výběrového procesu někdy bývá vypracování úkolu, na kterém lze otestovat, jak uchazeč či uchazečka přemýšlí a jak si poradí se zadáním. Úkol by se měl proto týkat náplně pozice, dávat dotyčnému vhled do toho, s jakými věcmi se bude při vykonávání práce potýkat. Dobře zvažte také časovou náročnost úkolu s ohledem na to, že člověk, který ho bude vypracovávat nejspíš chodí do zaměstnání nebo se účastní i jiných výběrových řízení.

Nepodceňte onboarding

Dostali jste se do situace, kdy si vybíráte mezi dvěma nebo více kandidáty a kandidátkami a nemůžete se rozhodnout? Podle Daniely Syrovátkové vám pravděpodobně schází nějaká důležitá informace. „Možná vám chybí ukázka práce nebo třeba zážitek s tím člověkem. V tomto bodě se pravděpodobně budete rozhodovat podle drobných nuancí. Zvažte taky, zda bude dotyčný sedět do týmu.”

Pokud jste rozhodnuti, nejdřív se ozvěte vybranému kandidátovi nebo kandidátce, abyste v případě, že se rozhodne nabídku nepřijmout, měli prostor případně oslovit druhého kandidáta nebo kandidátku. Oznámení verdiktu je lepší provést telefonicky, ne e-mailem. Vždy ale záleží, jak si komunikaci nastavíte na začátku, nebo co daný člověk preferuje.

Co by mělo být předmětem takového telefonátu? Sdělit jim výsledek, utvrdit se, že mají o pozici zájem (je možné, že si budou chtít vzít čas na rozmyšlenou) a stručně nastínit další kroky – kdy nastoupí, kdy se bude podepisovat smlouva, jak proběhne předání věcí atd. Shrnutí informací poté pošlete ještě e-mailem. Také nevybraným kandidátům a kandidátkám je důležité co nejdříve oznámit výsledek a zpětnou vazbu a poděkovat za čas, který do výběrového řízení vložili. Řada z nich ocení, když si uděláte čas a zavoláte, přestože jim sdělujete „špatné zprávy”. I v tomto případě ale platí, že se vždy vyplatí zeptat se předem, jakou formu oznámení dotyčný preferuje.

Může se stát, že se rozhodování mezi uchazeči a uchazečkami protáhne. Jestliže jste jim na pohovoru řekli, že se ozvete například do týdne a dojde k prodlevě, dejte jim o odkladu vědět e-mailem, aby nezůstávali v nejistotě.

Dalším podstatným krokem je takzvaný onboarding, neboli začlenění nového člena do týmu a organizace. Také na tento proces je důležité se dobře připravit a nepodcenit ho. „Ujasněte, kdy a jak se bude konkrétní agenda předávat. Můžete si vytvořit prezentaci nebo dokument, kde bude celý proces onboardingu popsaný a zahrne také všechny kontakty a adresy, které bude nový zaměstnanec při práci potřebovat. Celý proces může trvat několik měsíců a je dobré mít vše pod palcem,” říká Daniela.

Výběrové řízení je často velmi individuální proces a odvíjí se od různých faktorů. Pokud si v jakékoliv fází výběrového řízení nevíte rady, existuje řada zdrojů a materiálů, kde můžete najít inspiraci. Daniela doporučuje kromě odborných knih a materiálů pro HR také různé facebookové skupiny a dodává: „Když nemáte čas a potřebujete rychle nějaké tipy, nebojte se googlit!”

Foto: Freepik